회의실 예약 시스템 비교

회의실 예약만 하는 제품들입니다. 과금 단위가 제각각이라 ‘1인당 얼마’로는 비교되지 않습니다. 공간 개수로 받는 곳, 회사 단위로 받는 곳, 아예 공개하지 않는 곳이 섞여 있습니다.

원화 금액은 모두 부가세 별도입니다. ‘비공개’는 공식 페이지에 금액이 없다는 뜻이며 추측한 값은 넣지 않았습니다. 핸들리는 사용자 수와 무관하게 등록한 공간 개수로만 요금이 매겨지고, 씀은 반대로 회사 단위 정액이되 플랜마다 쓸 수 있는 공간·사용자 수에 상한이 있습니다.

아래 제품들은 회의실 예약이 목적이 아니라, 메일·메신저·결재를 포함한 업무 도구 묶음 안의 한 기능입니다. 이미 쓰고 계시다면 회의실 예약에 드는 추가 비용은 0원이니 새 도구를 알아보기 전에 먼저 확인해 보시는 편이 좋습니다.

모두 연간 약정 기준 1인당 월 요금이고 부가세는 별도입니다. 월 단위로 결제하면 네이버웍스와 Dooray는 약 20%, Microsoft 365는 20% 비싸집니다. Dooray는 필요한 모듈(프로젝트·메일·결재)을 골라 합산하는 방식이라 표의 금액은 자원예약이 들어 있는 프로젝트 모듈 기준입니다.

참고로 카카오워크와 잔디에는 회의실 예약 기능이 없습니다. 사내 메신저로 많이 쓰이지만 요금제 기능표 어디에도 공간·자원 예약 항목이 없습니다. 카카오워크의 회의실 예약은 별도 구축형 상품(공간·자원)에서만 제공되며 가격이 공개돼 있지 않습니다.

과금 단위가 다르면 표만 봐서는 감이 오지 않습니다. 구성원 20명에 회의실 3개인 사무실을 가정해 실제 지출로 환산했습니다.

부가세 별도, 연간 약정 기준입니다. 핸들리는 회의실 3개 × 30,000원, 1인당 과금 제품은 20명 × 각 단가로 계산했습니다. 씀은 회사 단위 정액이라 인원·회의실 수와 무관하게 같은 금액이고, 연간 결제 10% 할인을 적용한 값입니다. 다만 씀 Standard가 허용하는 공간·사용자 상한은 공개돼 있지 않아(무료 플랜만 공간 5개·사용자 10명으로 공시) 20명 규모가 이 요금제로 되는지는 도입 전에 확인하셔야 합니다. Skedda는 1달러 1,330원으로 환산했고 실제 청구액은 환율에 따라 달라집니다. 그룹웨어 제품은 회의실 예약만이 아니라 메일과 결재까지 포함한 값이므로, 그 기능들이 필요하다면 회의실 예약만 놓고 비싸다고 말하기는 어렵습니다.

어느 제품이나 ‘중복 예약 방지’라고 적지만, 실제 동작은 두 갈래로 갈립니다.

• 화면에서 확인하는 방식: 예약할 때 목록을 다시 읽어 겹치는지 보고 경고를 띄웁니다. 두 사람이 거의 동시에 누르면 둘 다 ‘비어 있음’을 보고 둘 다 저장되는 틈이 생깁니다.
• 저장 단계에서 막는 방식: 데이터를 기록하는 곳에서 겹침 자체를 거부합니다. 동시에 요청해도 한 건만 성공하고 나머지는 실패합니다. RoomDash가 이 방식입니다.

다른 제품이 어느 쪽인지는 공식 문서만으로 알기 어렵습니다. 도입 전에 직접 확인하려면 두 대의 기기에서 같은 시간대를 거의 동시에 눌러 보세요. 둘 다 성공하면 화면에서만 확인하는 방식입니다.

해외 서비스를 검토한다면 특히 아래 항목을 먼저 확인하세요.

• 세금계산서 발행과 원화 결제가 되는지 (해외 서비스는 카드 결제만 되는 경우가 많습니다)
• 예약 화면과 안내 메일이 한국어로 나오는지
• 한국 시간 기준으로 동작하는지
• 데이터가 어디에 보관되는지
• 구성원을 어떻게 초대하는지 (이메일 초대인지, 관리자가 일괄 등록해야 하는지)
• 나갈 때 예약 기록을 가져올 수 있는지
• 휴대폰에서 쓸 만한지 (앱이 필요한지, 웹으로 되는지)
• 서비스가 종료되면 어떻게 되는지