회의실 예약 시스템 비교

회의실이 2개 이하이고 구성원이 10명 이하이며 예약이 겹치는 일이 한 달에 한두 번이라면, 별도 시스템 없이 구글 캘린더의 회의실(리소스) 기능이나 공용 캘린더 하나로 충분합니다. 도구를 늘리는 것 자체가 비용이고, 쓰는 사람이 적을수록 말로 조율하는 편이 빠릅니다.

다음 중 두 가지 이상에 해당하면 도구를 바꿀 때가 된 것입니다.

• 같은 시간에 두 팀이 들어가는 일이 주 단위로 반복된다
• 누가 언제 잡았는지 나중에 확인할 방법이 없다
• 매주 반복되는 회의를 사람이 손으로 계속 옮겨 적고 있다
• 회의실이 3개 이상이라 어디가 비었는지 한눈에 안 보인다
• 예약 담당자 한 사람에게 문의가 몰린다

구글 워크스페이스를 이미 쓰고 있다면 관리 콘솔에서 회의실을 리소스로 등록해 추가 비용 없이 예약을 받을 수 있습니다. 한계는 두 가지입니다. 같은 시간에 두 사람이 예약해도 막아 주지 않고 나중에 조율해야 하며, 리소스 등록과 권한 설정을 관리자가 직접 해야 합니다.

RoomDash(룸대쉬)는 사내 회의실 예약 한 가지만 다루는 무료 서비스입니다. 인원과 회의실 수에 제한이 없고, 겹치는 예약은 화면이 아니라 저장 단계에서 막습니다. 회의실마다 예약 가능한 시간대를 정할 수 있고, 내 예약만 담긴 캘린더를 구글 계정 최대 2개에 공유해 보통 1분 안에 반영됩니다.

무료라서 오히려 확인해야 하는 것들이 있습니다. 회사별로 데이터가 분리되는지, 계정을 지웠을 때 기록이 실제로 지워지는지, 그리고 서비스가 갑자기 종료되면 어떻게 되는지입니다. RoomDash는 회사 단위로 데이터가 나뉘고 회원탈퇴 시 기록이 삭제되지만, 예약 내역을 파일로 내보내는 기능은 아직 없습니다. 중요한 일정을 장기 보관해야 한다면 이 점을 감안하시기 바랍니다.