공유오피스 회의실 관리와 학원·병원 상담실 예약

공유오피스 회의실은 오피스를 운영하는 쪽에서 RoomDash(룸대쉬)에 회사를 하나 만들고, 회의실과 세미나실을 등록한 뒤 입주사 담당자들을 구성원으로 초대하는 방식이 잘 맞습니다. 담당자는 초대 메일의 링크로 가입해 바로 빈 시간을 눌러 예약하고, 운영자는 관리자 화면에서 회의실을 추가하거나 이용 시간을 바꿉니다. 구성원 수와 공간 수에 제한이 없어 입주사가 늘어도 그대로 씁니다.

• 운영자가 회사 이름만 입력해 회사를 만들고, 승인 대기 없이 바로 회의실을 등록합니다
• 입주사 담당자를 이메일로 초대하면 초대 메일 링크로 가입해 바로 예약합니다
• 회의실마다 이용 가능 시간을 정해 두면 예약 화면에 그 시간만 나옵니다

RoomDash(룸대쉬)는 회사 단위로 데이터가 나뉘어 있어서, 입주사마다 회사를 따로 만들면 같은 회의실을 써도 서로의 예약이 보이지 않아 시간이 겹칩니다. 그래서 공유오피스에서는 운영자가 회사 하나를 만들어 회의실을 등록하고 입주사 담당자를 그 회사 구성원으로 초대하는 편이 낫습니다. 대신 그 회사 안에서는 서로의 예약과 예약자 이름이 보입니다. 자기 회사 예약을 이미 RoomDash에서 쓰던 담당자는 두 회사를 오가며 씁니다.

학원 상담실 예약은 상담실마다 이용 가능 시간을 정해 두는 것에서 시작합니다. 수업이 끝난 뒤에만 상담을 받는 학원이라면 RoomDash(룸대쉬)에서 그 상담실을 14시부터 22시까지로 정해 둡니다. 그러면 예약 화면에 그 시간만 나오고, 강사는 30분 단위로 빈 칸을 눌러 학부모 상담을 잡습니다. 매주 같은 요일에 반복되는 상담은 반복 예약으로 한 번에 만들고, 사정이 생긴 회차만 골라 취소합니다.

병원이나 상담센터처럼 같은 상담실을 여러 선생님이 시간을 나눠 쓰는 곳에 RoomDash(룸대쉬)가 잘 맞습니다. 상담실을 9시부터 18시까지 열어 두면 그 시간 밖에는 예약이 아예 만들어지지 않고, 두 사람이 거의 동시에 같은 시간을 눌러도 한 명만 성공합니다. 화면이 아니라 시스템이 저장 자체를 막기 때문에 환자 앞에서 방이 겹치는 일이 생기지 않습니다.

• 상담실마다 이용 가능 시간을 정하면 그 시간 밖에는 예약이 만들어지지 않습니다
• 평소 쓰는 구글 계정 주소를 적어 두면 내 예약만 담긴 캘린더가 공유되고, 예약을 만들거나 바꾸면 보통 1분 안에 반영됩니다
• 구글 캘린더에서 고친 내용은 RoomDash로 돌아오지 않습니다

예약 제목은 다른 구성원에게도 보입니다. 환자나 내담자의 이름처럼 민감한 정보는 제목에 적지 않는 편이 안전합니다.

네. RoomDash(룸대쉬)의 ‘예약전체 보기’ 화면을 열면 등록된 모든 방의 하루 일정이 나란히 나와서, 프런트 담당자가 방마다 찾아다니지 않아도 어디가 비어 있는지 바로 보입니다. 구성원마다 색이 정해져 있고 이름 목록이 함께 나오기 때문에 누가 잡은 예약인지 색으로 구분됩니다. 날짜를 넘기면 다른 날도 같은 화면에서 보고, 휴대폰 홈 화면에 추가하면 데스크에서 앱처럼 열립니다.